Для авторизации на текущем портале в Вашем профиле ЕСИА должно быть заполнено поле "Электронная почта"

Республиканские порталы Карта сайта Вход

Муниципальный район Мелеузовский район Республики Башкортостан

Составление исторической справки

21 Марта 2016
17
0

            Историческая справка составляется о каждом учреждении (фондообразователе) и представляется учреждением при первом поступлении  документов  фонда в госархив.

            Историческая справка состоит из трех разделов: истории фондообразователя, истории фонда, характеристики документов фонда.

            Историческая справка составляется до начала работ по описанию документов фонда и уточняется в процессе работы над фондом.

            Основными источникам для написания исторической справки являются правовые акты высших органов государственной власти и управления, документы учреждения, его вышестоящей организации, учетные документы, дело фонда (приказы по организации, реорганизации, ликвидации учреждения, положения, Уставы и т.д.).

            В первом разделе справки отражаются следующие сведения:

-название и подчиненность учреждения-фондообразователя, а также все изменения с указанием их дат и основных причин;

-дата и причины возникновения учреждения-фондообразователя и его местонахождение;

-название учреждения – предшественника;

-компетенция и функции учреждения-фондообразователя, даты и основные причины последующих изменений;

структура учреждения-фондообразователя и все изменения с указанием дат и основных причин, их вызвавших;

-даты и причины реорганизации или ликвидации учреждения-фондообразователя;

-название учреждения-преемника.

            На основании правовых актов указывается точное и полное, а также официально принятое сокращенное название учреждения.

            В случае отсутствия правовых актов об образовании, преобразовании, переименовании, изменении подведомственности и ликвидации учреждения, эти сведения устанавливаются по косвенным данным, что оговаривается в исторической справке.

            Указывается непосредственная подчиненность учреждения-фондообразователя.

            Даты возникновения, реорганизации, ликвидации даются по соответствующим правовым актам (Указ Президиума Верховного Совета,  Постановление  СМ, КМ, приказ министерства).

            При наличии нескольких правовых документов разных органов  в исторической справке указываются обе даты, но за основу берется постановление высшего органа управления.

 

            При отсутствии правовых актов крайние даты названий организаций устанавливаются по косвенным данным (самое раннее упоминание организации в сети учреждений системы, титульных списках, переписке и др.), что оговаривается в исторической справке.

            Компетенции и функции организации излагаются в соответствии с правовыми и нормативными актами (Уставы, положения и др.), отсутствие соответствующих документов оговаривается.

            При изложении фактов образования, преобразования и ликвидации организации сохраняются формулировки правовых актов: «образовать», «создать на базе», «преобразовать», «исключить из», «ликвидировать» и т.д.

            Все данные по истории учреждения приводятся с обязательными ссылками на соответствующие документы.

            Если учреждение действующее, сведения по его истории в справке доводятся до того года, по который документы сдаются в архив или утверждаются на ЭПК Управления по делам архивов при Кабинете Министров РБ.

            Сведения по истории учреждения излагаются в хронологической последовательности.

            Во втором разделе справки  отражаются сведения :

-о количестве дел в фонде;

-о крайних датах документах фонда;

-о дате поступления фонда (его частей) в госархив;

-наименование учреждения, передавшего документы на госхранение;

-особенности формирования документов.

            Крайними датами документов фонда будут даты деятельности учреждения; его образования и ликвидации.

            В третьем разделе исторической справки отражаются сведения:

-об основном составе документов и их полноте;

-о наличии в фонде документов, выходящих за хронологические границы фонда;

-о степени сохранности и физическом состоянии документов;

-научно-справочном аппарате к фонду;

-наличие и месте хранения документов по личному составу и научно-технической документации;

-использование документов фонда (в каких целях).

            В случае неполноты документов фонда указываются причины отсутствия (утраты)  документов и за какие годы отсутствуют, излагаются  результаты из розыска.

            Историческая справка должна иметь заголовок с указанием названия фонда. Название фонда состоит из последнего полного и в скобках официально принятого сокращенного названия организации, ее подчиненности, крайних дат деятельности организации за хронологический период, освещенный в исторической справке.

            Историческая справка подписывается исполнителем с указанием его должности и даты составления и зав.архивом (лицом, ответственным за архив).

            В случае выявления новых данных по истории фондообразователя и истории фонда или обнаружения ошибок в историческую справку вносятся исправления, она дополняется и пересоставляется.

            Историческая справка составляется в 3 экземплярах: два передаются в госархив вместе с первым поступлением описей на документы фонда, один- хранится  в архиве учреждения.  

Открой Свою Республику: открытаяреспублика.рф